超實用商業英文E-mail(文字光碟)

前言

　　E-mail是透過電腦的網際網路，傳輸訊息（messages）或檔案（files）的管道。當電腦網路連接至網際網路時，員工就可以透過e-mail立即和一個街道外的人、甚至是世界另一邊的人溝通。

　　E-mail是一種非常方便的溝通工具，透過傳送、接受備忘錄、訊息的方式，使雙方能夠達到有效溝通的目的。也幸好有網路瀏覽器能夠夾帶附件的功能，我們才得以將冗長的文件，透過文字編輯的軟體（像是word或text的文件），傳送給對方，節省了大量的時間及郵資費用。

　　有時候，和正式的書信寫作比較起來，書寫一封e-mail似乎是一件非常簡單的事，但是商用e-mail也的確需要注意一些書信寫作的技巧。

　　E-mail已經成為大部分企業組織中，非常重要的溝通工具。原因為何？因為e-mail快速、有效率、簡單且費用精簡的特色。

　　可惜的是，就因為這種快速、簡便的商用e-mail溝通模式，使得e-mail對個人及企業組織產生了一些問題。

　　首先，像是垃圾郵件（spam）對系統所造成的資源、容量的負擔，以及員工花了太多心思在處理私人郵件上的現象…等等。

　　第二，過於氾濫的e-mail往返，也容易產生書寫e-mail時，所產生漫不經心的馬虎格式。人們通常只是將他們心中所思考的問題寫出來，便按下傳送按鈕（Send button），完全沒有對所書寫的e-mail做全盤思考，甚至是缺乏深思熟慮的思考態度。別忘了，若是對方有收到這一封e-mail並打開閱讀時，他可是有可能一字一字閱讀著這一封不夠得體的商用e-mail，除非你期望對方忽略你的這一封有瑕疵的商用e-mail。

　　第三，夾帶情緒性及思考不周的e-mail，往往在書寫者有時間冷靜下來時，就已經完成並寄送出去了，這也是「快速溝通」所造成的危機。

　　第四，很多時候，不夠嚴謹的寄送過程，也容易將e-mail錯發給非預期的收信對象（recipients），有時也因此產生負面的效果。

　　最後，縱使你已經將e-mail刪除（delete），也可以透過某些非法的手段，重新復原這些信件，也許這些重見光明信件的威脅程度，是會讓人丟工作的。

　　其實以上這些e-mail所會產生的困擾，都是可以透過一套完整的書寫機制，避免大部分的問題。